Официальная деловая переписка

Официальная переписка существует очень давно. Иногда она носит формальный и эстетический характер, но в большинстве случаев это всё же документ, который помогает единообразно трактовать сторонами те или иные события, фиксировать этапы переговоров, а также иметь вес и выступать в качестве аргументов при разрешении споров и претензий.

Есть различная литература по теме деловой переписки. Со своей стороны рекомендуем ознакомиться с рекомендациями по созданию деловых писем от Министерства Образования и Науки РФ. Это не очень объемный документ, но с достойным рассмотрением вопроса официальной переписки, с примерами. Как минимум Вы расширите свой словарный запас.

Еще несколько рекомендаций по технике организации официальной переписки в Вашей компании.

Само по себе письмо имеет смысл, если подчинено целям бизнеса: максимизация прибыли, снижение затрат, рисков и др.

1. Ведите реестр писем с записью номеров, дат, адресата и темы.
2. Сохраняйте копии писем в электронном виде для быстрого их нахождения. Пусть секретариат организует необходимые папки.
3. Создайте тематические шаблоны писем в различных вариациях по наиболее частым вопросам. Например, заявки или разнарядки, коммерческие предложения, обращения по погашению дебиторской задолженности и др.
4. Регистрируйте входящий письма и телеграммы.
5. Добавьте в договор пункты о юридической силе копий писем и документов.
6. Рекомендуем, по-крайней мере, письма, связанные с претензионно-исковой деятельностью, составлять под присмотром юриста т. к. цена решаемого вопроса может быть высока.

Изучайте то, как официально общаются контрагенты, просите их писать официальные запросы, т.к. уже по стилю речи, оформлению, способу предоставления письма можно много сказать о компании, определить степень доверия и т.п.

Владение техникой делового письма и понимание отдельных нюансов всегда будет полезным навыком.

Компания "ПЛАНЕТА" всегда готова оказать поддержку в этом важном вопросе.

Прибыли Вашему бизнесу!